Tài Liệu Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Teams Trường Bồi Dưỡng Cán Bộ Tài Chính

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT TEAMS
TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH

Kèm theo Quyết định số 23 /QĐ-BDCB ngày 06 tháng 4 năm 2020
của Giám đốc Trường BDCB tài chính

Biên soạn:
TS. Bùi Minh Chuyên
ThS. Nguyễn Văn Phong
Thông tin hỗ trợ liên quan đến tài khoản:
ThS. Hà Vũ Nam: Email: havunam@ift.edu.vn ; ĐT: 0912 239 330

 

1.Giới thiệu chung về Microsoft Teams

Microsoft Teams (Teams) là một ứng dụng của Office 365, hỗ trợ cho các cuộc trò chuyện, lớp học online, các cuộc họp video, lưu trữ tệp và tích hợp ứng dụng. Teams bao gồm video call, chia sẻ file và tích hợp được các add on để phù hợp với các loại hình cộng tác trong công việc.

Microsoft Teams được thiết kế cho các nhóm tương tác cao, phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành công việc. Sau khi làm theo các hướng dẫn trong tài liệu này các cán bộ, giảng viên và học viên của Nhà trường sẽ thực hiện được:

  • Tạo được các lóp học online trên Microsoft Teams
  • Tổ chức dạy và học trực tuyến trên Microsoft Teams
  • Quản lý các lóp học trên Microsoft Teams

2. Hướng dẫn cài đặt và đăng nhập Microsoft Teams

2.1. Tài khoản đăng nhập

Tất cả giảng viên, cán bộ quản lý lóp, học viên sẽ được Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính cấp tài khoản đăng nhập.

  • Đối với cán bộ, giảng viên:

Tên đăng nhập là: tên + viết tắt họ, tên đệm + @ms.ift.edu.vn

Ví dụ: tên đăng nhập của giảng viên Nguyễn Văn Phong là:

phongnv@ms.ift.edu.vn

  • Đối với học viên:

Tên đăng nhập là: mã lóp + số thứ tự lớp + tên + viết tắt họ, tên đệm + @ms.ift.edu.vn

Ví dụ: tên đăng nhập của học viên Nguyễn Thành Công lớp Bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng số 03 là: ldcp03congnt@ms.ift.edu.vn

Lưư ý: tên đăng nhập này không thay đổi và thầy cô dùng để sử dụng cho tất cả các ứng dụng trong bộ Office 365 online như: Forms, Sway, OneDrive, Outlook…

  • Mật khẩu khởi tạo lần đầu sẽ do hệ thống tạo mặc định và Nhà trường sẽ gửi tài khoản (tên đăng nhập) và mật khẩu đến quý thầy cô và học viên.

Trong lần đăng nhập đầu tiên, nếu hệ thống yêu cầu đổi mật khẩu quý thầy cô và học viên sẽ phải tiến hành đổi lại mật khẩu tài khoản.

 

Nhập vào Mật khẩu do Nhà trường cấp -> Mật khẩu mới -> Xác nhận mật khẩu mới -> Sign in.

Lưu ý: Mật khẩu tốỉ thiểu 8 ký tự bao gồm cả chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.

Nếu hệ thống không yêu cầu đổi mật khẩu thì thầy cô, học viên có thể đổi mật khẩu hoặc không cần đổi mật khẩu.

2.1 Đăng nhập vào MS Teams

Cách 1: Dăng nhập Teams trên website (không cần cài đặt)

Bước 1: Mở trình duyệt, vào trang:https://www.offìce.com

Bước 2: Đăng nhập băng tài khoản và mật khâu do Nhà trường câp

Bước 3: Click vào biêu tượng ứng dụng Teams

Đăng nhập Teams thành công trên trình duyệt:

Hoặc cũng có thể đăng nhập bằng địa chỉ http://teams.microsoft.com
Cách 2: Cài đặt và đăng nhập Teams trên máy tính
Bước 1: Mở trình duyệt, vào đường link:
https://teams.microsoft.com/downloads
Chọn Tải xuống Teams

Bước 2: Cài đặt MS Teams

Trình duyệt sẽ tải về file cài đặt Teams phù hợp với hệ điều hành của máy tính. Chạy file cài đặt để tiến hành cài đặt phần mềm Teams vào máy tính.

Cài đặt xong, phần mem Teams sẽ tự động chạy và hiển thị biểu tượng trên màn hình Desktop như bên dưới

Bước 3: Đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu do Nhà trường cấp.
(Neu chưa có tài khoản hoặc quên mật khẩu liên hệ với Đ/c Hà Vũ Nam, Giảng viên phòng Quản lý ĐT và KH theo SĐT: 0912.239.330 để được hỗ trợ).

Lưu ý: Nên dùng cách 2 (Sử dụng MS Teams đã được cài đặt trên máy)

3. Sử dụng Microsoft Teams.

3.1. Tạo lớp học (Create team)

Vào menu Teams, chọn Join or create team

Tạo lớp học mới, chọn Create team.

Chọn Class

Đặt tên cho lớp học, ghi vào phần mô tả (nếu cần), chọn Next

3.2 Thêm học viên, giảng viên vào lớp học

Sau khi tạo xong LÓ’P học/Class, có thể thêm học viên và giảng viên (nếu có) vào mục Students và Teachers, hoặc có thể Bỏ qua/ Skip

Sau khi hoàn tất việc thêm các thành viên thì chọn Thêm/Add =>Đóng/Close

Để thêm kênh riêng (theo tên từng chuyên đề): click chuột vào dấu … nằm bên phải của lớp (nhóm) và chọn Add channel (Thêm kênh). Quy ước, mỗi kênh là một chuyên đề trong chương trình đào tạo bồi dưỡng.

Nhập vào thông tin tên kênh (Channel name), nhập mô tả (Description) nếu cần, chọn chế độ riêng tư (Privacy): Tiêu chuẩn (Standard), riêng tư (Private)

Sau đó chọn Thêm (Add)

Tại kênh riêng ứng với tên chuyên đề, vào biểu tượng Meet now để tạo buổi học trực tuyến.

Nhập vào tiêu đề buổi học trực tuyến tại mục Want to add a subject? Sau đó chọn vào Schedule a meeting để lên lịch cho buổi học.

Tại giao diện lên lịch buổi học: chọn Add required attendes để thêm người tham gia buổi học. Sau đó chọn ngày giờ bắt đầu, ngày giờ kết thúc. Sau cùng chọn Send.

Tạo buổi học thành công sẽ có biểu tượng như sau:

Học viên sẽ vào lớp học và đến giờ thì click vào đó để tham gia buổi học.

Hoặc có thể gửi link buổi học cho học viên bằng cách như sau:

Click chuột vào dấu ba chấm … Sau đó chọn chi tiết cuộc họp (Wiew meeting details).

Kéo xuống cuối, click phải chuột vào Join Microsoft Teams Meeting, chọn copy link. Sau đó gửi link này cho học viên (qua email hoặc qua ứng dụng bất kỳ)

Hoặc thêm người tham gia rôi chọn Send Update đê gửi link buôi học.

Tại giao diện chi tiết cuộc họp, cán bộ quản lý lớp có thể chọn: click phải chuột vào Meeting options, rồi chọn open Link để mở ra cài đặt cho buổi học.

Lựa chọn Who can bypass the lobby? để cho phép đối tượng tham gia.

Lựa chọn Who can present? để cài đặt ai là người trình bày. Nếu chọn Only me thì chỉ người tạo buổi học mới có thể chia sẻ (Share) màn hình để trình bày. Những người khác (học viên) sẽ không có quyền chia sẻ màn hình. Đồng thời giảng viên có thể tắt mic của toàn bộ người tham gia.

Lựa chọn xong thì bấm vào Save để lưu

3.3 Vào lớp học trên Teams

Sau khi đăng nhập vào MS Teams màn hình hiển thị:

Bên góc màn hình bên trái, các đồng chí Click vào Teams:

Tại Join a team with a code nhập mã code của lớp do Nhà trường cấp rồi click vào

Join Team:

Tiếp theo Click vào hidden channels sẽ hiện hết các kênh (là các chuyên đề sẽ học của chương trình

Lưu ý: Căn cử vào Lịch giảng do cán bộ quản lý lớp cung cấp Học viên chọn đúng chuyên đề từng ngày học tương ửng với thòi gian trên Lịch giảng. Trường hợp thay đổi Lịch giảng cán bộ quản lý lớp sẽ thông báo trước cho học viên.

Ví dụ: Sáng 6/4 học chuyên đề 1 các đồng chí Click vào 14 hidden chanels và chọn CD1 Tổng quan năng lực LĐ,QL…

Khi đó màn hình hiển thị:

Click double theo chỉ dẫn của mũi tên:

Click vào Join:

Click vào Join now là học viên đã tham gia vào lớp học.

Lưu ý: Học viên chọn biểu tượng mở camera và mở mic để có thể thấy mặt giảng viên và thu âm thanh của giảng viên.

3.4 Giảng viên gửi tài liệu, bài tập cho học viên

Giảng viên vào lớp học trên Teams như mục 3.3.

Giảng viên có thể đăng trao đổi, tải tài liệu lên lớp học và thiết lập sổ tay lớp học, tạo bài tập trên kênh Chung (General) hoặc chuyển tài liệu theo các kênh riêng (theo chuyên đề). Tại đây, quý thầy/cô sẽ chuyển tài liệu theo các kênh (theo chuyên đề) để học viên tiện theo dõi và trao đổi. Theo mặc định, mỗi lóp (nhóm) có một kênh Chung, đây là kênh hiệu quả để sử dụng cho các thông báo và thông tin mà cả lớp (nhóm) cần.

Tại mỗi kênh riêng ứng với tên từng chuyên đề, giảng viên có thể đăng bài, tải file tài liệu và ghi chú cho học viên.

3.5 Giảng viên tạo meeting với học viên

Giảng viên vào lớp học trên Teams như mục 3.3.

Tìm và Click double vào Chuyên đề do mình giảng dạy như hình mũi tên

Sau đó chọn vào Join để đi tới tham gia vào buổi giảng. Tiếp tục chọn Join now để vào giảng.

Trong giao diện buổi học: giảng viên muốn chia sẻ màn hình để học viên thấy bài giảng power point hay thấy màn hình máy tính giảng viên hay muốn chiếu lên bảng trắng để giảng viên viết vào thì lựa chọn tương ứng.

Muốn ngừng chia sẻ màn hình và rời buổi giảng thì giảng viên chọn biểu tượng như hình ảnh.

Một số link tham khảo về MS Teams

  1. Kích hoạt tài khoản Office 365 trong lần đầu tiên: https://www.ỵoutube.com/watch?v=JIz2QAYqmrc&t=95s
  2. Download và cài đặt Microsoft Teams: https://www.voutube.com/watch?v=keSBVLfEOX4&t=17s
  3. Tạo lóp học (Team) và kênh (Channel) trong Microsoft Teams: https://www.youtube.com/watch?v=5RMGhEqAAt4
  4. Tạo một cuộc họp/buổi học trên Microsoft Teams:

https://www.youtube.com/watch?v=IkH9WUxcK_8&t=1s

  1. Chia sẻ liên kết để tham gia một cuộc họp/buổi học trên Microsoft Teams: https://www.youtube.com/watch?v=23y-JXY2I8U&t:=2s
  2. Hướng dẫn tham gia một cuộc họp: https://mseduvn- my.sharepoint.com/:w:/g/personal/minh nhmsedu edu vn/EWpeQd KhTm1MgixTzNfwQ14BZePGSj369ym5U2W1CAxANg?e=0Qzu7i
  3. Hướng dẫn kích hoạt Kích hoạt tài khoản Offìce365 lần đầu: https://www.youtube.com/watch?v:=JIz2QAYqmrc&t=95s
  4. Hướng dẫn bang file video: https://teamsdemo.office.com/
  5. Group Facebook hỗ trợ và xem lại các video: https://www.facebook.com/groups/msift

 

NỘI QUY LỚP HỌC TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH

Kèm theo Quyết định số 23 /QĐ-BDCB ngày 06 thảng 4 năm 2020
của Giám đốc Trường BDCB tài chính

Lớp học trực tuyến (Online class) được Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính triển khai trong bối cảnh dịch viêm đường hô hấp cấp do vi rút Corona (Covid-19) gây ra đang diễn biến phức tạp. Hơn nữa, việc học trực tuyến là một xu hướng mới trong thời đại công nghệ 4.0 mà Học viên cần được tiếp cận dần. Tuy nhiên, khi Học viên tham gia các lóp học trực tuyến thì Học viên và cơ quan cần tuân thủ các quy định để đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng.

Nhà trường đề nghị Học viên và Cơ quan cử công chức, viên chức tham gia lớp học phối họp thực hiện một số quy định dưới đây:

I. Đối với Học viên

  1. Tham gia đầy đủ các chuyên đề theo lịch giảng; đăng nhập trước giờ học từ 2-5 phút để đảm bảo kết nối sẵn sàng trước khi buổi học bắt đầu. Nếu Học viên đăng nhập vào lớp học muộn hơn 15 phút so với giờ học của buổi học, cán bộ quản lý lớp có quyền không cho Học viên tham gia lóp và coi như Học viên nghỉ buổi học đó.
  2. Đọc tài liệu và thực hiện các hoạt động trước buổi học theo yêu cầu của Giảng viên; Chuẩn bị tài liệu, dụng cụ học tập đầy đủ trước khi giờ học bắt đầu.
  3. Chức năng micro và camera của từng Học viên luôn ở chế độ tắt, chỉ có Giảng viên có quyền điều khiển các chức năng này; Giảng viên sẽ bật mic khi mời Học viên phát biểu hoặc bật camera cho Học viên khi Học viên được yêu cầu trình bày hình ảnh, sản phẩm.
  4. Ngồi học ngay ngắn và tập trung như khi học trên lớp, trang phục lịch sự; Sử dụng tai nghe để không làm ảnh hưởng đến những người xung quanh trong trường họp cần thiết.
  5. Không bật các thiết bị, chương trình khác trên máy tính hoặc làm việc riêng trong khi học. Không ghi âm, ghi hình lớp học trực tuyến, Nhà trường luôn lưu lại các lớp học này và Học viên có thể truy cập lại bất cứ lúc nào trong trường họp không tham gia được hoặc cần ôn lại.
  6. Tạm biệt và nhấn phím rời lớp học ngay khi kết thúc giờ học.
  7. Cán bộ quản lý lớp sẽ điểm danh định kỳ và có thể điểm danh đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo phòng Quản lý đào tạo và khoa học và lãnh đạo Nhà trường. Tạo nhóm trên ứng dụng Zalo để hỗ trợ và trao đổi với học viên.
  8. Học viên nghỉ cần phải thông báo cho cán bộ quản lý lớp bằng cách gọi điện, gửi tin nhắn SMS hoặc email cho cán bộ quản lý lóp; Học viên cũng phải thông tin cho Nhà trường nếu giảng viên nghỉ dạy mà không được cán bộ quản lý lớp báo trước theo số điện thoại: 0912.239.330 đồng chí Hà Vũ Nam phòng Quản lý đào tạo và khoa học.

II. Đối với Cơ quan, đơn vị cử công chức, viên chức đi học

  1. Sắp xếp vị trí ngồi học cho Học viên trong một không gian phù hợp: yên tĩnh, thoải mái (trong trường họp học trong giờ hành chính tại nơi làm việc).
  2. Phối họp với Nhà trường trong việc quản lý việc tham gia lóp học của công chức, viên chức thuộc đơn vị quản lý.

 

———————————————

        BỘ TÀI CHÍNH                                    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ                      Độc lập – Tự do – Hạnh phúcTÀI CHÍNH

Số:23 /QĐ-BDCB                                     Hà Nội, ngày 06 tháng 4 năm 2020

QUYẾT ĐỊNH
về việc ban hành hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams và
Nội quy lớp học trực tuyến

GIÁM ĐỐC TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Quyết định số 564/2006/QĐ-TTg ngày 10 tháng 4 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 2969/QĐ-BTC ngày 18/11/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính; Căn cứ Quyết định số 2615/QĐ-BTC ngày 10/12/2015 sửa đổi, bổ sung Quyết định số 2969/QĐ-BTC ngày 18/11/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 418/QĐ-BTC ngày 26/3/2020 của Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế quản lý hoạt động đào tạo bồi dưỡng trực tuyến đối với công chức, viên chức của Bộ Tài chính trong thời gian thực hiện thí điểm;

Căn cứ Quyết định số 120/QĐ-BDCB ngày 6/6/2019 của Giám đốc Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính về việc ban hành Quy chế Quản lý hoạt động đào tạo, bồi dưỡng Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Quản lý Đào tạo và Khoa học,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams trong đào tạo bồi dưỡng trực tuyến và Nội quy lóp học trực tuyến của Trường Bồi dưõng cán bộ tài chính.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Trưởng phòng Quản lý đào tạo và khoa học, trưởng khoa chuyên môn, trưởng các Phòng chức năng, các cá nhân và tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:

  • Như Điều 3;
  • Lưu: VT, QLĐT.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *